Kdo je vlastníkem onboardingu? 

Když se ve své firmě zeptáte, kdo má na starosti onboarding, nejspíš uslyšíte rychlou odpověď, že HR, a bude to znít jako dobrá zpráva, protože se o tento důležitý proces někdo stará a má svého jasného vlastníka.

Jenže právě v této samozřejmé odpovědi se skrývá past, kvůli které se tolik nástupů nakonec nepovede.

HR sice připraví všechno, co je na onboardingu vidět, tedy proces, checklisty, uvítací den, školení i plán prvních týdnů, ale ve chvíli, kdy si nový člověk poprvé sedne do svého týmu, začíná část, do které už HR příliš nevidí a jejíž kvalitu žádný dokonale připravený checklist nezaručí.

Největší vliv na to, jestli se nováček skutečně uchytí, má totiž jeho přímý manažer, protože právě on nastavuje očekávání, zadává první smysluplnou práci, poskytuje každodenní zpětnou vazbu a dává novému člověku najevo, jestli už začíná být pro tým přínosem. Manažer ale často onboarding nevnímá jako svoji odpovědnost, ale jako proces HR, ve kterém má pouze splnit několik přidělených úkolů, což není příliš překvapivé, protože ho nikdo nenaučil, jak nového člověka provést prvními měsíci, nedal mu na to více času a mnohdy mu ani jasně neřekl, že úspěšné začlenění nováčka je součástí jeho práce.

Do procesu navíc vstupuje tým, který nováčkovi vysvětluje nepsaná pravidla, pomáhá mu pochopit souvislosti a svým chováním mu ukazuje, jestli mezi ostatní skutečně patří, přestože jeho vlastní role v onboardingu zůstává stejně nejasná jako role manažera.

Problém tedy není v tom, že se na onboardingu podílí příliš mnoho lidí, protože bez HR, manažera i týmu se dobrý onboarding neobejde, ale v tom, že mezi nimi často není jasně rozdělená odpovědnost a nikdo přesně neví, za jakou část a za jaký výsledek odpovídá. V takové situaci pak vzniká tzv. difúze odpovědnosti, protože čím více lidí za něco společně odpovídá, aniž by byly jejich role konkrétně pojmenované, tím snadněji každý předpokládá, že tu důležitou část udělá někdo jiný. HR tedy předpokládá, že každodenní nejistotu nováčka zachytí manažer, manažer spoléhá na to, že vše důležité podchytí plán připravený HR, a kolegové čekají, až se nový člověk ozve sám.

Když pak nováček během prvních týdnů tápe, nedostává dostatek zpětné vazby nebo neví, co se od něj očekává, nemusí to být proto, že by se o něj nikdo nestaral, ale proto, že se o něj všichni starali jen tak napůl, přičemž každý udělal nějakou část, ale nikdo se necítil odpovědný za výsledek. A když nástup nakonec nevyjde, ukáže se často prstem na HR, protože právě HR bylo od začátku označené za vlastníka celého onboardingu.

HR si tuto roli někdy tak trochu nechává, protože zní užitečně a dává pocit, že důležitý proces drží ve svých rukou, jenže tím zároveň může v manažerech podporovat přesvědčení, že výsledná zkušenost nováčka je především odpovědností HR.

Onboarding přitom nepotřebuje jednoho člověka, který udělá všechno, ale jasně rozdělené role, ve kterých HR vlastní systém onboardingu, manažer odpovídá za úspěšné začlenění konkrétního člověka a tým má pojmenované konkrétní úkoly, prostřednictvím kterých nováčkovi pomáhá stát se skutečnou součástí týmu.

Z HR se tím nestává někdo méně důležitý, kdo pouze předá odpovědnost ostatním, ale ten, kdo celý proces navrhne, připraví pro něj podmínky, naučí manažery jejich roli, zapojí tým a průběžně ověřuje, jestli systém jako celek skutečně funguje.

HR tak přestává být správcem onboardingu a stává se architektem prostředí, ve kterém mohou manažer i tým svoji část dobře zvládnout.

A pokud bychom měli odpovědět na otázku v úvodu Kdo je vlastníkem onboardingu?, tak HR vlastní onboarding jako systém, ale onboarding konkrétního člověka vlastní jeho přímý manažer, protože právě on má největší vliv na to, jestli nováček pochopí svoji roli, zapojí se do týmu a začne být pro firmu skutečným přínosem.

Mohlo by vás zajímat

• Onboarding jako zážitek, na který se nezapomíná →  o té viditelné části onboardingu, kterou HR připravuje, a o tom, jak ji postavit tak, aby si ji nový člověk skutečně pamatoval.
• Jaké HR potřebují neodolatelné firmy → proč HR není správce procesů, ale ten, kdo tvoří prostředí, ve kterém manažeři i týmy zvládnou svoji část.